1 Algemeen
KM Torhout hecht veel waarde aan je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om je privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. KM Torhout houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Je persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;
- verwerking van je persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
- vragen om je uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van je persoonsgegevens;
- passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
- geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
- op de hoogte zijn van je rechten als betrokken persoon omtrent je persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.
Als KM Torhout zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
- Eerste ploeg: Secretaris Steven Vanhoutte. Email: steven.vanhoutte@yahoo.com
- Jeugd: Jeugdsecretaris Diedrik Van Tieghem. Email: kmtorhoutjeugd@gmail.com
De privacyverklaring van de KBVB maakt integraal deel uit van onze privacyverklaring. Deze kan u hier raadplegen.
2 Waarom zijn persoonsgegevens noodzakelijk binnen onze werking?
Je persoonsgegevens worden door KM Torhout verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:
- Om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van KM Torhout (uitvoering overeenkomst).
- Het versturen van interne communicatie, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
- Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).
3 Welke gegevens verwerken we en waarom?
Algemene contactgegevens (adres, telefoonnummer, gsm, email van spelers en ouders, eventueel gezinssituatie) en specifieke gegevens (geslacht en kledingmaten van de speler). Deze gegevens gebruiken wij voor onze interne communicatie betreffende onze voetbalgerelateerde werking, betalingen van lidgelden en/of bijkomende diensten.
Geboortedatum van de speler om zo onze teams te kunnen samenstellen. Teams worden samengesteld op basis van leeftijd (vb U7 – U11 – U15…).
Specifieke voetbalinformatie van de speler zoals positie op het veld, gemaakte doelpunten, assists… maar ook sportieve evaluaties en fysieke paraatheid. Dit om een compleet beeld te krijgen van de speler als voetballer en om hem/haar op een goede, correcte, best passende manier te kunnen begeleiden in zijn/haar opleiding als voetballer zowel op technisch, tactisch, fysisch en mentaal vlak.
Overzicht van (voetbalgerelateerde) blessures en blessurebehandelingen, eveneens om hem/haar op een goede, correcte, best passende manier te kunnen begeleiden in zijn/haar opleiding als voetballer zowel op technisch, tactisch, fysisch en mentaal vlak. Andere medische gegevens (bv astma, allergie…) worden enkel bijgehouden wanneer dit een invloed kan hebben op de prestaties van de speler in kwestie.
Beeldmateriaal, zowel foto’s als videomateriaal. Videomateriaal van wedstrijden en trainingen eveneens om hem/haar op een goede, correcte, best passende manier te kunnen begeleiden in zijn/haar opleiding als voetballer zowel op technisch, tactisch, fysisch en mentaal vlak. Ander beeldmateriaal om het sociaal aspect binnen onze vereniging te bevorderen. Dit kunnen actiefoto’s tijdens wedstrijden en/of trainingen zijn, foto’s/video’s tijdens activiteiten van de club, individuele foto’s, teamfoto’s…
4 Hoe verwerken we de gegevens?
Het spelervolgsysteem Pro Soccer Data is het centraal systeem van ons gegevensbeheer. De gegevens zijn beschermd door persoonlijke inloggegevens. Contactgegevens (en wachtwoord) kunnen door de speler/ouder zelf beheerd worden. Alle wettelijke bepalingen werden opgenomen in de verwerkersovereenkomst tussen Pro Soccer Data en KM Torhout.
Je kan de GDPR van Pro Soccer Data hier raadplegen.
Mollie is het financieel platform dat samenwerkt met Pro Soccer Data. De toegang tot dit platform is volledig beschermd. Enkel de leden van het kernbestuur hebben toegang hiertoe. Alle wettelijke bepalingen werden opgenomen in de overeenkomst tussen Mollie en KM Torhout.
De volledige privacy-verklaring van Mollie kan je hier raadplegen.
ClubCollect is een platform dat speciaal werd ontwikkeld om online betalingen van (sport)verenigingen te regelen en op te volgen. De toegang tot dit platform is volledig beschermd. Enkel de leden van het kernbestuur hebben toegang hiertoe. Alle wettelijke bepalingen werden opgenomen in de overeenkomst tussen ClubCollect en KM Torhout.
De volledige privacy-verklaring van ClubCollect kan je hier raadplegen.
Teamgegevens op een afgeschermde googledrive service. Deze service is enkel toegankelijk voor mensen uit de sportieve leiding. Ze is afgeschermd met een wachtwoord.
Videomateriaal van wedstrijden en trainingen worden opgenomen door het camerasysteem van de firma dlc system integrator. Ze worden bewaard op een afgeschermde googledrive service en op een afgeschermd youtube kanaal. Deze beide services zijn enkel toegankelijk voor mensen uit de sportieve leiding. Ze zijn beiden afgeschermd met een wachtwoord.
De firma snpwear verzorgt onze webshop. Op formulieren op deze website verstrekken gebruikers informatie zoals bijvoorbeeld hun naam, e-mail en in enkele gevallen postadres. Deze informatie wordt gebruikt om het verzoek van de gebruikers af te handelen en om indien nodig hierover met hen in contact te komen.
Het volledig privacy-beleid van snpwear kan je hier raadplegen.
Voor de organisatie van tornooien maken we gebruik van een externe website tournify.nl. Op formulieren op deze website verstrekken gebruikers informatie zoals bijvoorbeeld naam verantwoordelijke/begeleiders, naam spelers, e-mail en clubinfo. Deze informatie wordt gebruikt om het tornooi te kunnen organiseren en om hierover met hen in contact te komen of voor scouting van jeugdspelers.
Bij het inschrijven wordt nadrukkelijk de toestemming gevraagd om deze gegevens te verwerken.
Het volledig privacy-beleid van tournify.nl kan je hier raadplegen.
Facebook en website. Deze kanalen zijn openbare kanalen, voor iedereen zichtbaar en vrij toegankelijk. Wij publiceren hier enkel foto’s en/of video’s indien uitdrukkelijke toestemming van de speler/ouder.
We werken voor onze website samen met hostingbedrijf one.com. Het volledig privacy-beleid van one.com kan je hier raadplegen.
5 Verstrekking aan derden
De gegevens die je aan ons geeft, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:
- het verzorgen van de internet omgeving (webhosting);
- het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, …);
Wij geven nooit persoonsgegevens door aan verwerkers (andere partijen) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
Met deze partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
6 Minderjarigen
Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.
7 Bewaartermijn
KM Torhout bewaart persoonsgegevens zolang noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. Van spelers die de club verlaten, archiveren we alle verzamelde info. De mogelijkheid bestaat dat spelers na verloop van tijd terugkeren naar onze club.
8 Beveiliging van de gegevens
Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:
- Alle personen die namens KM Torhout van je gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
- We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
- Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
- We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
9 Je rechten omtrent je gegevens
Je hebt recht op inzage, kopie, aanpassing of het wissen van de persoonsgegevens die wij ontvangen hebben. Via de hogervermelde contactgegevens kun je ons hiervoor contacteren.
Tevens kun je bezwaar indienen tegen de verwerking van je persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers.
Ook heb je het recht om de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in jouw opdracht direct aan een andere partij. Wij kunnen je vragen om je te legitimeren en/of om een financiële vergoeding voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.
10 Klachten
Mocht je een klacht hebben over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover direct contact met ons op te nemen.
Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/startpagina
11 Cookiebeleid
Onze websites maken gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die je internetbrowser opslaat op jouw computer. Wij gebruiken cookies om bijvoorbeeld het inloggen op onze websites gemakkelijker te maken en om statistieken bij te houden.
In de wet is opgenomen dat voor bepaalde cookies een informatie- en toestemmingsplicht (opt-in) geldt. Een opt-in betekent dat wij van tevoren toestemming aan jou vragen om cookies te mogen plaatsen op jouw computer.
Om snel en gemakkelijk in elke browser op een PC cookies te kunnen verwijderen is er een toetsenbord combinatie die altijd werkt: Toetsenbord combinatie: CTRL + SHIFT + DEL
Cookiebeheer voor volgende browsers:
12 Wijziging privacyverklaring
KM Torhout kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De tekst is geldig vanaf 25/05/2018. De laatste wijziging gebeurde op 21/06/2022.